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FAQ sur l'univers de la formation

Publié le 27/09/2021

Foire aux questions sur le lancement d'une activité de formation

 

Pour obtenir mon NDA (numéro de déclaration d’activité) je dois avoir signé une première convention pour un contrat de formation. Pourtant je ne suis pas sensé€ dispenser de formation tant que je n’ai pas mon NDA… Comment faire ?

Cela peut paraître étrange mais c’est bien le process pour demander son NDA auprès de la DREETS : avoir signé une première convention (avec un client professionnel), contrat (avec un client particulier) ou contrat de sous-traitance (si vous n’intervenez pas en direct au près du client). Ce document doit contractualiser votre prestation qui doit faire l’objet d’une facture (pas de formation gratuite) et qui ne doit pas être d’une durée inférieure à une demi-journée (je préconise une demi-journée). Il doit avoir moins de 3 mois au moment où il sera transmis à la DREETS et comporter la mention « Numéro de Déclaration d’Activité en cours d’enregistrement auprès de la DREETS (+nom de la région concernée) ».

 

Qu’est ce que la certification Qualiopi ?

Cette certification est une sorte de label qualité pour les organismes de formation qui répondent aux critères et indicateurs du Référentiel National Qualité. Les éléments de preuve de réponse à ces exigences sont passés en revue lors d’un audit.

 

La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?

Elle n’a pas de caractère obligatoire mais conditionne les prises en charge des prestations de formation, validation des acquis et bilan de compétences par les OPCO, le CPF et autres fonds mutualisés, et ce à compter du 1er janvier 2022.

 

Qu’est-ce que Datadock ? J’ai entendu que bientôt il allait disparaître.

Pour que les formations d’un OF puissent être éligibles aux différents dispositifs de financement ils peuvent, s’ils n’ont pas encore passé leur audit Qualiopi, fournir les éléments de preuve aux indicateurs qualité de la plateforme Datadock. Ces indicateurs sont valables jusqu’au 31/12/2021, ensuite c’est Qualiopi qui prend le relai, au 1er janvier 2022.  

Pour autant la plateforme de Datadock continuera d’exister pour accueillir votre certificat Qualiopi : il sera ainsi visible par tous les financeurs, condition nécessaire pour maintenir l’égibilité aux prises en charge de vos formations.

Comment se passe un audit Qualiopi ?

La certification Qualiopi vaut pour un cycle de 3 ans. Elle est attribuée à condition de répondre correctement, à l’aide de preuves concrètes, aux indicateurs par lesquels votre OF est concerné, lors d’un audit initial dont la durée est déterminée en fonction du chiffre d’affaires et de la nature des activités (bilan de compétences, validation des acquis et de l’expérience, centre de formation des apprentis…). L’audit initial peut-être déroulé à distance ou en présentiel. Selon l’option choisie, l’audit de suivi sera déroulé dans l’autre version. Ce suivi intervient à mi-chemin, autour du 18eme mois.

A l’issue des trois années, on « remet son titre en jeu », avec un nouveau cycle, un nouvel audit initial et ainsi de suite.

 

Qualiopi est-t-il payant ?

Oui, contrairement à Datadock qui était gratuit, Qualiopi coûte (pour les durées d’audit minimales) en moyenne 1500 euros HT pour un cycle complet. Il ne faut pas hésiter à demander plusieurs devis auprès des organismes certificateurs et à échanger avec eux pour choisir celui avec lequel vous vous sentirez le plus à l’aise.

 

Comment faire si je souhaite que mes formations soient prises en charge par les différents fonds (OPCO/CPF, Pôle Emploi…) ?

D’ici fin 2021 : Datadock (bonne étape pour préparer Qualiopi)

A partir du 1er janvier 2022 : Qualiopi (la certification Qualiopi sera téléchargée sur la plateforme Datadock pour être visible par les financeurs) Remarque : en téléchargeant le devis validé pour l’audit Qualiopi sur Datadock d’ici fin 2021, les indicateurs de celui-ci seront automatiquement validés.

 

 

Comment faire si je souhaite rendre un parcours de formation éligible au CPF ?

2 options :

1)     Je dépose ma propre certification à l’un des 2 répertoires nationaux

A - Répertoire spécifique (RS) pour les parcours certifiants, les certificats de qualifications professionnelle et les habilitations. Les formations qui conduisent à ces certifications sont courtes, qui permettent d’acquérir une compétence professionnelle.

B – Répertoire national des compétences professionnelles (RNCP) pour les parcours diplômants. Les formations qui conduisent à ces diplômes sont plutôt longues et permettent d’acquérir un ensemble de blocs de compétences pour accéder à un métier.

 

2)     Je cherche une certification ou un diplôme auquel j’aimerais préparer (et donc former) des apprenants sur le net et sur France Compétences. J’identifie l’OF qui a enregistré cette certification (sur la fiche France compétence) et je le contacte pour lui demander s’il est possible de créer un partenariat pour utiliser son code CPF et sous quelles conditions. Je peux aussi me rapprocher d’une plateforme mettant en relation l’offre et la demande, telle que Certicpf.

Une fois que vous êtes officiellement titulaire ou partenaire d’une certification ou d’un diplôme, vous pouvez des formations qui vont préparer vos candidats à les obtenir, et les enregistrer sur EDOF pour les rendre visible sur le CPF.

Bien plus rapide et bon moyen de proposer des formations éligibles CPF en attendant de déposer la vôtre, encore faut-il trouver une certification ou un diplôme qui corresponde à vos objectifs.

 

 

En combien de temps ma certification ou mon diplôme sera enregistré à l’un des répertoires nationaux ?

Le processus long : au-delà de la constitution d’un dossier auprès de France Compétences, il passera en instruction, puis, si les champs sont correctement complétés, en commission. Délai de réponse entre 7 et 12 mois.

 

Et si j’utilise un code CPF qui n’est pas le mien sur EDOF ? J’ai tenté de le faire et ça marche !

Attention !!  Ne jamais utiliser un code CPF sur EDOF sans l’autorisation de son détenteur (c’est techniquement possible sur EDOF mais illégal si vous n’avez pas de partenariat avec l’OF qui a enregistré cette certification ou ce diplôme : attention aux sanctions !).

 

Qu’est-ce que EDOF ?

EDOF ou Espace des Organismes de Formation, est l’interface du CPF (Compte Personnel de Formation) côté OF.

C’est sur cette plateforme que vous pourrez mettre en ligne vos formations certifiantes ou diplômantes (que vous soyez à l’origine de cette certification ou de ce diplôme ou que vous en soyez partenaire habilité) et donc les rendre visibles sur CPF, suivre les inscriptions, facturer etc.

 

Combien de temps met EDOF pour me régler les prestations ?

Les CGU d’EDOF (à consulter !) prévoient un délai de 30 jours à compter de la date de facturation par l’OF sur la plateforme (pour ma part ce délai a toujours été respecté).

 

Que se passe-t-il côté paiement via le CPF si un de mes apprenants ne va pas jusqu’au bout de sa formation ?

Là il faut analyser les différents cas de figure : l’annulation a-t-elle eu lieu avant ou au cours de la formation ? Jusqu’où l’apprenant est-il allé dans la formation ? Pour répondre à tout cela, le portail d’information des organismes de formation (PIOF) de EDOF présente clairement les différents cas de figure. En gros il faut déterminer s’il s’agit d’un cas de force majeure et le degré d’avancement dans le parcours de formation. Selon le cas, la date de la formation sera repoussée, ou le paiement sera fait au prorata de ce qui aura été effectué. Tous les détails sont ici.

Si j’opte pour du e-learning, je ne fais pas remplir de feuille d’émargement. Mais alors, comment prouver que l’apprenant a bien suivi ma formation (et ainsi pouvoir délivrer l'attestation de présence et être réglé par le financeur) ?

Si vous proposez un parcours 100% digitalisé il faudra faire héberger votre parcours sur une plateforme qui vous permet d’accéder aux relevés de connexions. Veillez à encourager vos apprenants à la suivre jusqu’au bout en relançant de manière bienveillante les éventuels retardataires. Il est également très intéressant de créer de l’engagement en proposant des petits quizz et autres exercices avec un score minimum à atteindre pour pouvoir valider le module et passer à l’étape supérieure. Ainsi, il faudra d’abord suivre le module pour pouvoir passer au suivant ce qui permettra d’éviter des temps de connexions incohérents (2 secondes au lieu des 5 minutes requises par exemple).